powrót strona startowa
		Leksykon zarządzania Rozpacz to cena, jaką płacimy za postawienie sobie nieosiągalnego celu napisał Graham Green. Zarządzanie czasem Organizacja pracy i zarządzanie czasem mają z sobą wiele wspólnego. Zła organizacja pracy działa podstępnie. Każda czynność zabiera odrobinę więcej czasu niż powinna. Tak dzieje się dzień za dniem, miesiąc za miesiącem. W efekcie nieuchronnie obniża się twoja efektywność. Nawet drobne błędy w organizacji pracy mogą mieć duży wpływ na malenie efektywności. Niewielkie błędy powtarzają się przy wielu czynnościach. W najgorszym przypadku brak dobrej organizacji pracy powoduje prawdziwe kłopoty. Źle zorganizowana osoba: nie może znaleźć potrzebnych informacji czy dokumentów, ma zamęt w kalendarzu, skacze od zadania do zadania, aby zdążyć z terminami, jest źle przygotowana do spotkań, spóźnia się na nie, pracuje w bałaganie, nie ma jasnych priorytetów, ma problemy w komunikowaniu się z innymi, co zazwyczaj prowadzi do konfliktów. W rezultacie efekty jej pracy są niewystarczające, choć włożyła w ich osiągnięcie wiele wysiłku. Opracuj plan Opracowanie planu to coś więcej, niż wypisanie listy rzeczy do zrobienia. Zadania trzeba zapisywać w odpowiedni sposób i również w odpowiedni sposób na bieżąco uzupełniać plan. Można to zrobić następująco: Spisz zadania. Lista musi być wyczerpująca, choć w formie krótkich notatek. Trudno pracować z bardzo rozbudowanym planem. Oszacuj jak najdokładniej czas, jaki zajmie wykonanie każdego zadania. Dodaj czas na nieprzewidziane wypadki. Zazwyczaj wszystko zajmuje więcej czasu, niż oszacowano. Uwzględnij również powtarzające się czynności, które wykonujesz codziennie na bieżąco. Ustal priorytety. To kluczowy, niezwykle istotny aspekt zarządzania czasem. Zaglądaj w ciągu dnia do planu i analizuj go dokładnie raz dziennie. Może to być pod koniec każdego dnia pracy. Aktualizuj plan zgodnie z tym, co wydarzyło się w ciągu tego dnia. Proces ten powinien stać się nawykiem. Kiedy w ciągu dnia pojawi się nowe zadanie, zastanów się nad nim i dodaj do listy od razu albo odłóż i wpisz do planu podczas najbliższego przeglądu. Bardzo użyteczne są, moim zdaniem, żółte karteczki do przyklejania. Można ich użyć do zrobienia krótkiej notatki i przykleić do planu, a dopiero później wprowadzić daną informację na stałe. Powyższy proces przeglądania planu i wprowadzania zapisów to fundament efektywnego zarządzania czasem. Rozmaite systemy zarządzania czasem proponują szczegółowe układy zapisu, podziały, nagłówki itd. Taki system może okazać się pomocny, jednak prosty, samodzielnie wypracowany system również powinien się doskonale sprawdzić. Wydzielenie gotowych rubryk czy zastosowanie drugiego koloru mogą usprawnić pracę z planem. Jeśli będziesz sumiennie dokonywał wpisów i skrupulatnie przeglądał plan, zapanujesz nad sytuacją i na pewno o niczym nie zapomnisz. opr. Krzysztof Chmielnik