Poradnik dla sekretarek

Pozycja sekretarki, jak wszystko we współczesnym świecie, może być obiektem feministycznej propagandy. Bo jak odbierać tego typu deklaracje.“Faktycznie, coraz częściej muszą zajmować się domowymi sprawami szefa i niektóre mogą odbierać to jako coś upokarzającego” – zauważa pewna wykładowczyni w szkole dla sekretarek. “Nie uważam, że sekretarka w ogóle nie powinna pomagać przełożonemu w takich kwestiach – mówi specjalistka z firmy konsultingowej. – Przecież reprezentantki tego zawodu są dziś przede wszystkim wysoko wykwalifikowanymi asystentkami mającymi coraz więcej obowiązków i autonomii. Są kimś w rodzaju prawej ręki szefa”.Jakże typowa postawa. Nie bardzo wiadomo, kim taka sekretarko-asystentka jest. Bo skoro prawą ręką, to nie głową. A ręka robi to, co każe głowa. Ja uważam, że jeśli chce się rządzić to trzeba założyć własną firmę.

O pracy sekretariatu i o funkcji sekretarki decyduje przede wszystkim technologia biurowa. Dlatego nie sposób zadekretować zadania, a co za tym idzie nazwy, jakie nadaje się sekretarce. Ja wyznaję w pracy priorytet emocji jako kompasu. To one powinny nam wskazać, jaki stopień kompetencyjnej „przerzutki” musimy włączyć. Z jakich zadań lekko się wycofywać, a jakie, mimo niekompetencji, „brać” na siebie. Trzeba się nastawić, że jedne nasze kompetencje się już zużyły, a inne wymagają ciągłego doskonalenia.  I to nie nasze „widzimisię”, albo „uczone” teksty rozmaitych poradników mają decydować, jakie kompetencje są nam potrzebne, ale praktyka. A tą ustala szef i technologia. Jeśli tego nie akceptujemy trzeba zmienić jedno i drugie. Nie ma wyjścia. Bo jak w powiedzeniu - nie ma się co kopać z koniem, czyli szefem.

Standardowa sekretarka odeszła do lamusa. Asystentka to wedle mnie nieco przemądrzała osoba udająca kogoś, kim nie jest, a więc szefa bis. Stosują pomysł podany wyżej, mogę zaproponować, że asystentka to ktoś bardziej nastawiony na zadanie, na efektywność, a więc i po części, z racji unikania kobiecych „sposobów” na szefów, typ bardziej męski. Podczas kiedy sekretarka to ktoś nieco rezygnujący z agresywnego intelektualizowania i umiejący emocjonalnie dostosować się do sytuacji, a więc do wymagań, czy oczekiwań szefa. Może to wynika z mojego temperamentu, ale uważam, że męskie „przywództwo” nie jest złe, a sekretarka nie ma być drugim szefem, ale raczej jego dopełnieniem. Żeńskim dopełnieniem. Niech on sobie będzie intelektualny i racjonalny. Ja lubię swoje emocjonalne talenty, które doskonale mogą się wpasować w rozmaite pola współpracy z szefem.

Zgodnie z powyższą systematyką mamy cztery typy sekretarek. Pierwszy – sekretarka nastawiona na zadania, a więc racjonalna, profesjonalna, odrzucające emocje jako narzędzie pracy, nie budująca dobrych relacji z innymi ludźmi. Rzetelna ale zimna. Drugim typem jest jej emocjonalna alternatywa, a więc osoba dbająca o dobry nastrój szefa, a także w całej firmie. Ceniąca dobrą, bezkonfliktową atmosferę. Nie trzymająca się sztywnych procedur, ale za to improwizująca i dopasowująca się do emocjonalnych potrzeb innych. Nawet kosztem wydajności i obowiązujących procedur. Trzecim typem jest sekretarka zarówno niekompetentna i niemiła. Bazuje na układach z szefem i pasuje idealnie do żartów o sekretarkach. Takie spotykamy w wielu miejscach, próbując coś załatwić. Stają nam na drodze, rozładowują na nas swoje kompleksy. I wreszcie czwarty rodzaj. Sekretarka robokop. Ideał poszukiwany przez większość męskich szowinistów. Sekretarka połączenie dobrej wróżki z bajki o Kopciuszku z młotem pneumatycznym zdolnym drążyć w betonie dziury.

Dzisiaj trudno opisywać pracę sekretarki w konwencji katalogu czynności. Zakres obowiązków jest bowiem tak szeroki, że moim zdaniem mało mądre jest tworzenie zakresu obowiązków. Sensowne wydaje się jedynie oddzielenie pewnych sfer, a szczególnie osobistej od zawodowej, choć i to jest czasem trudne do uniknięcia. Bardzo przydana do opisu tej sytuacji jest siatka kompetencyjna Blacka, czyli systematyka oparta o dwie osie. Oś nastawienia na zadania i oś nastawienia na relacje, podobnie jak opisuje się umiejętności menedżerskie.  Sekretarka, co wynika z koncepcji zarządzania, jaką prezentuje szef, a po części także kultury firmy, może być osobą nastawioną na wydajność, albo osobą nastawioną na atmosferę. Bo niby czemu (tylko dlatego, że jesteśmy kobietami) mamy być i wydajne i miłe jednocześnie. Przecież ta zasada nie dotyczy mężczyzn.

Praca u boku szefa, nie istotne czy wykonuje ją sekretarka czy asystentka, zależy nie od nazwy i zakresu obowiązków, ale od charakteru szefa. Trudno sobie wyobrazić, aby pracując wraz z szefem odmówić wykonania jakiegoś zadania powołując się na zakres obowiązków. Tak może zrobić każdy pracownik w firmie, za wyjątkiem sekretarki. Musimy być gotowe do nowych zadań, niepisanych zasad, a nasza elastyczność musi być gotowa do sprostania nieoczekiwanym sytuacjom. Z drugiej strony nasz zawód podlega zmianom technologii biurowych i komunikacyjnych. Zniknął czajnik i telex. Niewielu pamięta o maszynach do pisania. Komputer i internet króluje w sekretariacie, a telefon komórkowy dominuje w kontaktach szefa z partnerami i klientami. Zmienia się zatem zakres czynności pracy sekretarki. Brzmi to jak banał, a jednak pisze się o tym jak o czymś nadzwyczajnym. Stąd rozmaite asystentki i office menegerki. Sztuczne podziały, a nawet zawodowe kasty. Podział na te „lepsze” – asystentki i te „gorsze” - sekretarki.

…a może office menager. Przyznam się, że mam pewien dystans do tego, co ludzie, najczęściej mężczyźni, piszą o kobietach kierujących pracą w sekretariacie. Wynika to z mojego doświadczenia, które nie otarło się o „wielki świat” biznesu. Dostrzegam w tym, co się pisze i mówi o sekretarkach i asystentach, styl zbliżony to tego, w jakim młodzi mężczyźni rozmawiają o swoich samochodach. Górę w takich popisach bierze pozór, udawanie, „czarodziejskie” nazwy. Moje młodsze koleżanki zdaje się popadły w taka samą manierę. Wystarczy poczytać rozmaite internetowe fora. Tam niezmiernie trudno znaleźć polskie nazwy zawodów, dominują anglojęzyczne. Jest w tym wszystkim atmosfera wyścigu szczurów, do której wkręciłyśmy się, nie zauważając, że to raczej świat męski.