Informowanie społeczeństwa i badanie opinii lokalnej społeczności jest konieczne, by instytucje państwowe,urzędy miast i gmin sprawnie działały.
POLITYKA INFORMACYJNA GMINY - wstępGlobalna rewolucja informacyjna, która zaistniała również w Polsce, spowodowała gwałtowny rozwój sektora informacyjnego i tym samym - gwałtowny napływ ludzi zajmujących się redagowaniem, tworzeniem i przygotowywaniem materiałów prasowych oraz ich dystrybucją. To w efekcie rodzi dla gminy dwa skutki.
- Pierwszym jest wzrost liczby informacji.
- Drugim możliwość pojawiania się informacji na które niezależnie od władzy lokalnej budują wizerunek urzędu i urzędników, a także gminy jako całości.
Wizerunkiem gminy, urzędu, samorządowca jest to, co myślą o nich ludzie. Przy czym wizerunek ten może być kształtowany metodycznie, według określonych wzorców zarządzania tzw. polityką informacyjną i komunikowania się organizacji z otoczeniem. Jeżeli się nie kreuje własnej polityki informacyjnej wizerunek ten budowany jest zgodnie z żelazna zasadą współczesnych mediów, że nic tak się dobrze w mediach nie sprzedaje jak katastrofa, zbrodnia i afera. Należy zatem przyjąć jako zasadę, że brak własnej polityki informacyjnej to najlepsza droga do zbudowania negatywnego wizerunku. Z drugiej strony demokracja i jej instytucje nakładają na lokalne władze obowiązek informowania mieszkańców o działaniach władzy. Jednak o wiele lepiej kiedy jest to polityka świadomie kreująca informację w ramach spójnej polityki informowania, a nie bierne czekanie na zainteresowanie mediów.
Najlepsze efekty w kształtowaniu wizerunku są tam, gdzie PR jest prowadzone: świadomie, planowo i metodycznie i jest traktowane jako funkcja zarządzania. Dobrze byłoby zorganizować dział PR podległy bezpośrednio prezydentowi miasta czy wójtowi gminy. Może to być biuro rzecznika prasowego, stanowisko referenta ds. kontaktów z otoczeniem.
Jeżeli chcemy świadomie oddziaływać na otoczenie, np. urzędu gminy, to musimy zdefiniować otoczenie, na które chcemy oddziaływać. Wówczas też trzeba odpowiedzieć na pytanie, które grupy społeczne, instytucje mają z nami co najmniej jeden wspólny interes. Interes nie tylko natury materialnej, ale także wartości, wymagań i oczekiwań grup.
Otoczenie należy podzielić na segmenty, a te z kolei na konkretne grupy celowe, na które będziemy oddziaływali przy pomocy naszej polityki informacyjnej i kontaktów pośrednich bądź bezpośrednich. Warto zwrócić uwagę na fakt, że otoczenie organizacji jest różnorodne i ma odmienny sposób postrzegania instytucji.
Inaczej więc trzeba oddziaływać na segment biznesu, np. dostarczanie materiałów dotyczących ocen wiarygodności kredytowej firmy lub instytucji, a inaczej na społeczność lokalną, którą mniej zainteresuje wiarygodność kredytowa miasta niż np. banki. Mieszkańców zaciekawią inwestycje w budownictwie komunalnym, renowacji dróg, oczyszczalnie ścieków, itp. i właśnie o tych sprawach należy ich informować bezpośrednio.
Dziennikarze mają duży wpływ na kształtowanie wizerunku firm i instytucji. Nastawienie, aktywność, rozumienie misji dziennikarskiej, chęć zdobycia informacji, w przypadku organów administracji publicznej, często powoduje konflikt z nastawieniami urzędników. Kontakty z prasą należy zatem odpowiednio planować oraz podchodzić do nich metodycznie i pamiętać, że mass media ciągle nas obserwują.
Skuteczna polityka informacyjna pogłębia identyfikację mieszkańców z regionem, pomaga w budowaniu tożsamości lokalnej. Identyfikacja mieszkańców z gminą jest warunkiem lokalnej aktywności mieszkańców oraz dbałości o kondycję gminy.
CDN
Krzysztof Chmielnik - opracowanie na zlecenie Miasta Kowary